Engenharia de Produção

Mapeamento de Processos em uma pequena Empresa

Entenda quais são os desafios e quais são os passos para padronizar processos em uma pequena empresa

Fluxograma de processo: o que é e como utilizar essa ferramenta

Um dos grandes objetivos do mapeamento de processos é padronizar a forma de trabalho de uma empresa para que seu fluxo de entradas e saídas seja mais eficiente. Quando vemos multinacionais é de se encher os olhos a maneira como seus processos são bem definidos e tem sua funcionalidade categórica, porém quando tratamos de pequenas empresas a realidade é bem diferente.

Desafios…

O principal desafio dos gestores neste cenário, antes mesmo de mapear os processos é convencer o seu chefe, de que é necessário fazer. Muitos acreditam que a famosa síndrome de “Gabriela” é eficaz, e que os negócios vão muito bem dessa maneira. Passa-se alguns meses e a produtividade não aumenta, os custos não diminuem e o trabalho parece nunca acabar, é então que o seu chefe vai perguntar “E aquele negócio de mapeamento e padronização dos processos? ”.

Padronizar processos dentro de uma pequena empresa parece ser algo simples a ser feito, mas a verdade é que leva tempo e necessitasse de muita persistência e paciência. Os colaboradores não estão acostumados a trabalhar de maneira regrada e documentada, o fluxo de informações não funciona muito bem e o pior de tudo, o próprio chefe não segue as diretrizes. Quando estes três fatores se unem, o desafio de mapear e padronizar os processos se torna ainda mais difícil. Então como os gestores devem agir neste caso?

Padronizando…

O primeiro passo é identificar quais os problemas que a empresa possui por falta de padronização. Expor isso a todos os colaboradores e principalmente ao seu chefe. Tente encontrar algum desperdício que esteja relacionado a custo e produtividade. Se prepare então, para justificar a importância de aplicar a padronização para melhoria do trabalho.

Segundo passo, defina o objetivo do mapeamento e da padronização dos processos. Utilize a metodologia SMART para simplificar. Elabore um planejamento para executar este novo desafio, e não se esqueça de envolver os colaboradores também. Apresente aos envolvidos e mostre quais são as vantagens após a conclusão.

Terceiro passo, é hora de colocar a mão na massa. Agora iremos levantar o fluxo de atividades, comece pelo início de tudo, o cliente. Conforme irá desenhando o fluxo de acordo com os departamentos, aproveite para interrogar quem está trabalhando. Entenda quais são suas dificuldades e quais as melhorias que essas pessoas enxergam para o seu setor. Entenda principalmente como será a transição do fluxo de atividades de um departamento para o outro.

Quarto passo, após desenhado o fluxo de atividades (muitas vezes representado por um fluxograma), documente as atividades em forma de POP (procedimento operacional padrão). Se acaso não exista, é necessário também elaborar formulários e documentos para ajudar nesta padronização e principalmente para o fluxo de informações acontecer. Crie um treinamento de apresentação da ferramenta, instrua a todos os colaboradores a utilizar o POP e seus formulários. É interessante criar nesta fase de implantação uma gestão visual.

Quinto e último passo, faça um PDCA da padronização dos processos. Acompanhe o que está dando certo e repercutiu resultados e o que ainda não está engrenando. Refaça o planejamento, aplique correções, execute novamente e principalmente avalie os resultados.

Mapear e padronizar processos são fundamentais para a melhoria contínua da organização. Então, antes mesmo que os problemas comecem a aparecer, faça acontecer!

Etiquetas
Veja mais

Beatriz Quirino

Engenheira de Produção e Analista de Processos, com experiência na indústria desenvolvendo atividades de Gestão de Projetos e BPM. Impulsionada por buscar e disseminar conhecimento, sou criadora do Instagram G4 Gestão e Engenharia. Acredito que a Engenharia de Produção é o futuro da evolução industrial no Brasil.

Comentários no Facebook

Botão Voltar ao topo
Fechar