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Relatório A3: a solução objetiva de problemas

A importância da criatividade na solução de problemas - Gloria ...

Certa vez perguntaram para Taiichi Ohno: “O que a Toyota está fazendo?”. A resposta dele foi muito simples. “Tudo o que estamos fazendo é olhar a linha do tempo”, disse ele, “do momento que o cliente nos entrega um pedido até o ponto em que recebemos o dinheiro, estamos reduzindo essa linha do tempo, removendo os desperdícios que não agregam valor.” Simples, mas brilhante. Isso dá uma luz enorme na melhoria contínua e no pensamento enxuto.

Relatório A3

É assim que funciona o relatório A3 – tem esse nome porque é escrito em um papel de tamanho A3 –, uma ferramenta simples, objetiva e enxuta. Foi desenvolvido pela Toyota e está diretamente ligado ao ciclo PDCA.  É uma ferramenta Lean para enxergar um problema de forma sistêmica, propor um plano de ação lógico, de forma resumida e objetiva.

São várias as possíveis aplicações do relatório A3. Ele pode servir para resolução de problemas, planejamento de questões específicas, tomada de decisão. É também utilizado como ferramenta ágil de atualização e acompanhamento de projetos. Serve ainda como registro das decisões e soluções encontradas, documentando o caminho percorrido para se chegar a elas.

Uma condição importante é delimitar um problema que caiba no espaço disponível. Se as informações necessárias para sua elaboração forem muito extensas, vale dividir o problema em partes menores, de forma a manter a precisão e a clareza. O relatório A3 se baseia na construção de um raciocínio lógico, que conduz os meios para chegar a um fim. Sua simplicidade permite ainda que equipes e lideranças possam compreender facilmente o percurso trilhado para uma decisão ou solução.

Etapas

A estrutura do relatório é baseada no ciclo PDCA e na gestão visual, em grande parte das corporações ele possui as seguintes partes básicas:

  1. Considerações iniciais;
  2. Estado atual;
  3. Objetivo;
  4. Análise da causa raiz;
  5. Proposta de melhoria;
  6. Plano de ação;
  7. Acompanhamento e indicadores.

Seguindo esse passo a passo, identificamos as causas dos problemas que estamos enfrentando para depois tomar as devidas ações.

Como preencher o relatório A3?

Considerações iniciais

A primeira direção é conseguir a visão completa do problema, qualquer detalhe esquecido pode gerar um enorme impacto. Para começar a entender melhor a situação você pode ir até ao local e observar, tendo a possibilidade de conversar com os envolvidos sobre como e em quais condições o problema ocorreu.

Deve-se realizar as seguintes ações:

  • Definição do problema;
  • Histórico do problema;
  • Levantamento das perdas atuais;
  • Avaliação de possíveis ganhos;
  • Analisar os principais efeitos.

As ferramentas mais utilizadas durante a primeira etapa são:

  • Folha de Verificação;
  • Carta de Controle;
  • Diagrama de Ishikawa.

Estado atual

Na primeira etapa, usamos ferramentas que ajudam a entender as possíveis causas do problema, com observação e levantamento de dados. A segunda etapa é o momento de usar meios para entender o comportamento deste.

As ferramentas mais utilizadas durante a segunda etapa são:

  • Fluxograma;
  • Diagrama de Pareto;
  • Diagrama de Dispersão.

Objetivo

Após entender as causas raízes, já podemos começar a pensar nas mudanças essenciais no sistema atual. Com base no pensamento lean, deve-se visualizar o estado ideal e pensar nos objetivos para que não ocorra novos problemas. A definição de objetivos claros, como o método SMART auxilia na forma de pontos mensuráveis, realistas e alcançáveis.

Análise da causa raiz

A quarta etapa é simples: identificar a causa raiz do problema. Após o levantamento de dados das possíveis causas para auxiliar na compreensão do problema, é possível estabelecer os maiores impactos.

Deve-se realizar as seguintes ações:

  • Escolher as causas mais prováveis;
  • Analisar as causas mais prováveis;
  • Especificar contramedidas.

As ferramentas mais utilizadas durante a segunda etapa são:

  • Brainstorm;
  • Diagrama de Causa e Efeito;
  • Diagrama de Ishikawa.

Proposta de melhoria

Após as análises serem feitas e os objetivos estarem esclarecidos, a seguinte etapa é a definição das contramedidas. A Toyota chama de contramedida “às melhorias necessárias à solução de um problema”.

Deve-se realizar as seguintes ações:

  • Estabelecer um responsável;
  • Listar todas as contramedidas;
  • Definir o modo de ação.

Plano de ação

O plano de ação irá esboçar os passos que devem ser seguidos para se atingir o estado futuro desejado. Ele define as tarefas necessárias, as contramedidas propostas, os responsáveis, quando e onde cada etapa será feita.

A ferramenta 5W2H se encaixa perfeitamente nesse papel. Se os resultados forem atingidos, as mudanças estabelecidas devem ser expandidas. Caso contrário, deve-se voltar as primeiras etapas para descobrir o porquê e buscar novas ideias.

Acompanhamento e indicadores

Neste passo acontece a verificação e demonstração dos resultados obtidos, uma atividade crítica para o processo de melhoria e a maximização da aprendizagem. É necessário planejar e verificar a eficácia das medidas implantadas.

Deve-se realizar as seguintes ações:

  • Acompanhar os indicadores dos resultados para evitar problemas futuros;
  • Realizar a padronização das mudanças realizadas;
  • Atualizar a base de conhecimento e lições aprendidas;
  • Realizar uma autorreflexão.

Quer conhecer mais sobre o Relatório A3, então não deixe de acompanhar o treinamento do Relatório A3, disponível em nosso canal do YouTube.

Veja abaixo o Módulo 1 do treinamento.

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Alice Pizetta

Discente em Engenharia de Produção. Eu sou uma entusiasta pela resolução de problemas, metas e objetivos, tendo como base o pensamento analítico. Meu objetivo é tornar a vida das pessoas mais produtiva, principalmente no ambiente de trabalho.

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